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PragmaLab News

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Bases de datos v/s Planillas Excel ¿Cuál es mejor?

Las bases de datos (BBDD) y las planillas Excel a veces se utilizan para fines similares, pero son herramientas muy distintas. Para tomar la mejor decisión de cual elegir, es necesario entender cuáles son sus diferencias.

Por una parte, las planillas Excel son conocidas por todos nosotros y representan un sistema de información accesible, fácil de usar e intuitivo. Cuando se trata de manejar números, hacer un flujo de caja o crear un presupuesto, utilizar una planilla es prácticamente un paso natural.

No obstante, por muy útiles que son, no son la mejor herramienta para todos los casos de uso. En la medida de que el volumen de datos aumenta o es necesario realizar integraciones con otros sistemas, las planillas hacen más difícil el trabajo de abordar casos de uso más complejos.

Hoy en día con la tecnología disponible, cualquiera que utilice una planilla puede usar una base de datos.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es un conjunto de datos organizados lógicamente, diseñado para permitir el acceso a la información que contiene para su posterior uso.

Dicho en otras palabras, una base de datos permite almacenar información de una forma altamente flexible. Algunas de las ventajas de las BBDD sobre las planillas son las siguientes:

  1. Las BBDD permiten escalar el volumen de datos en la medida que tu negocio crece
  2. Las BBDD permiten manejar múltiples usuarios con facilidad
  3. Las BBDD guardan información precisa y confiable
  4. Las BBDD permiten evitar redundancia de información
  5. Las BBDD pueden procesar tus datos de múltiples maneras

En esencia, el propósito de las BBDD es facilitar el trabajo con información. Muchas personas trabajan diariamente gestionando datos, por lo tanto, hacerlo de una manera eficiente es de extrema importancia.

Por ejemplo, el socio de un estudio de abogados necesita saber cuál es el estado de las causas que llevan, si es que se ha cumplido algún plazo importante o si hay nueva evidencia que permita cambiar la estrategia; El jefe de operaciones de una empresa de análisis químico, necesita registrar los porcentajes de cobre, plata y oro de las muestras recibidas; Una banda necesita planificar su tour, definiendo ubicaciones, fechas y tipo de show a realizar, etc.

Aunque probablemente interactúes con bases de datos todos los días, la idea de saber cómo crear y usar tus propias BBDD puede parecer abrumadora. La buena noticia es que en realidad no es necesario tener experiencia previa en programación para comprender los conceptos básicos de las bases de datos y comenzar a aprovechar sus beneficios. En PragmaLab podemos ayudarte a dar el primer paso hacia la transformación digital, reemplazando tus planillas Excel por un sistema de Base de Datos con Baustack.

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Un Salto Digital: la innovación tecnológica como motor de diferenciación.

Uno de nuestros primeros proyectos como PragmaLab fue la renovación del sitio web de Somec, empresa dedicada a los servicios para la industria automotriz y otros proyectos industriales.

Desde ese primer acercamiento, Somec ha mantenido la visión de agregar valor a sus clientes por medio de la innovación, ya sea en la creación de nuevos productos y procesos industriales como en la forma en que la información fluye dentro de la empresa y hacia sus clientes.

Ya a comienzos de año comenzamos con un piloto de digitalización del proceso de inspección diaria de decenas de vehículos, agregando paulatinamente nuevas funciones bajo una lógica ágil, concluyendo actualmente en el desarrollo de una plataforma de gestión integral en la que colaboradores de Somec y sus clientes pueden registrar y monitorear en línea el estado de cada proceso de inspección.

Esto permitió a Somec reducir los tiempos de entrega de información en casi una semana y los costos extra de digitación de los antiguos formularios en papel, permitiendo entregar un valor agregado a sus principales clientes, quienes ahora pueden monitorear diariamente el estado de inspección en una plataforma en constante expansión.

Mientras la competencia mantenía su estrategia de competir por costos, Somec vio una oportunidad de generar una conexión más duradera con sus clientes a través de la tecnología. Hoy, sus plataformas son la norma no solo dentro de la empresa, sino también entre algunos clientes.

Actualmente junto a Somec estamos en un nuevo proceso de piloto, esta vez buscamos integrar a través de Baustack la colaboración de los distintos talleres y oficina central de Somec en una sola plataforma, un camino que sólo es posible gracias a la visión de innovación constante en la que el riesgo e inversión de hoy son el valor agregado del mañana.

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Los desafíos de la Crisis COVID-19 como oportunidad para eficientar procesos de gestión.

A raíz de la crisis COVID-19, las grandes empresas se han visto en la obligación de postergar actividades recreativas para sus colaboradores, como cenas de fin de año, conciertos, encuentros fuera de la oficina, etc.

Bajo este nuevo escenario, ha sido necesario buscar nuevas formas de entregar beneficios. Tal es el caso del área de recursos humanos de BHP, quienes diseñaron una campaña de entrega de Giftcards para las cargas de los afiliados a la caja de compensación Los Héroes.

Para lograr la correcta entrega de Giftcards, en PragmaLab desarrollamos una plataforma web a medida, con el objetivo de hacer más eficiente la entrega de este beneficio. Esta plataforma permite a los usuarios ingresar con su RUT (sin contraseña), verificar las cargas que figuran en sistema y solicitar el envío de forma automática al correo registrado en la base de datos.

Este proyecto representa un ejemplo sencillo en donde la interacción entre el equipo de RRHH y los colaboradores de BHP se hace más ágil, gracias a la implementación de una plataforma fácil de usar, accesible desde cualquier dispositivo y autoadministrable.

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Trabajo remoto y colaboración en línea: la contingencia como una oportunidad de digitalización.

Muchas empresas se vieron enfrentadas a implementar en pocos días una estrategia de teletrabajo en el contexto de la pandemia y este fue justamente el desafío de Fray Jorge S.A., empresa dedicada a la construcción y mantención de áreas verdes con quienes trabajamos desde nuestros inicios.

El primer proyecto que enfrentamos junto a Fray Jorge, previo a la pandemia, fue la implementación de un ERP para unificar la administración de esta empresa de más de 600 trabajadores. En este proyecto identificamos en primer lugar los procesos que requerían una renovación, diseñamos la licitación en conjunto y presentamos una recomendación y valorización a nivel de software y hardware. Tras el cierre de la licitación implementamos por primera vez en la empresa servidores y una red dedicada, un VPN corporativo y la arquitectura para conexión remota de manera segura y rápida.

Fue en marzo de este año que la empresa se vio enfrentada a tener que convertirse en menos de una semana a una empresa 100% remota, un proceso que sólo fue posible gracias a la infraestructura ya implementada y a la rápida expansión de los accesos remoto vía VPN y Remote Desktop, además de otras herramientas de colaboración en la nube.

Actualmente Fray Jorge continúa trabajando bajo un modelo mixto remoto/presencial y continuamos expandiendo las herramientas de trabajo colaborativo, más recientemente con la implementación de Baustack para la gestión de vencimientos de documentos como boletas de garantía o pólizas así como la digitalización de las gestión de flota de la empresa y sus documentos asociados.

Confiamos en que cada crisis es una oportunidad, sobre todo en la creciente digitalización y podemos acompañar este proceso de manera integral a tu empresa.